Unia Metropolii Polskich zgłosiła do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji wątpliwości  związane ze stosowaniem metryki sprawy. Zamieszczamy pytania  miast UMP oraz treść odpowiedź MAC.

Celem wprowadzenia metryk miało być zwiększenie transparentności udziału poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięć w sprawach obywateli. Okazało się, że założenia mają niewiele wspólnego z rzeczywistością. Miasta Unii Metropolii Polskich podkreślają, że w swej treści metryka nie zawiera niczego nowego, co nie wynikałoby z akt sprawy. Pozostające w aktach sprawy  egzemplarze wszystkich pism, postanowień i decyzji, zawierają datę, podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko zarówno pracownika, który przygotował projekt dokumentu, jak i osób, które ten projekt zaakceptowały i podpisały. Wprowadzona metryka jest jedynie kolejnym wykazem załączonym do akt sprawy.

Wprowadzenie przedmiotowego obowiązku rozmija się z założonym celem, stanowi jedynie zwiększenie obowiązków pracowników. Nie wiadomo, czy metryka pełni rolę dowodową, czy też jest jedynie dodatkową informacją w sprawie.

Wydaje się bezzasadne prowadzenie tak przygotowanych metryk, skoro ten dokument nie obrazuje  „prawdziwego” przebiegu sprawy. W przypadku kontroli lub badania sprawy – chociażby pod kątem udziału i odpowiedzialności poszczególnych osób biorących udział w procesie decyzyjnym – konieczne jest przeanalizowanie i sprawdzenie każdego wytworzonego dokumentu z osobna. A tam  widnieje parafka pracownika uczestniczącego w procesie oraz podpis osoby wydającej dany akt.

Należy podkreślić, że dotychczasowe regulacje prawne (bez dodatkowego i, jak się wydaje, zbędnego elementu w postaci metryki,) gwarantują  np. dostęp do akt stronom postępowania (art. 73 k.p.a), możliwość żądania udostępnienia informacji (ustawa o dostępie do informacji publicznej) czy możliwość odtworzenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (instrukcja kancelaryjna, archiwalna, system EZD).

Idea wprowadzonego obowiązku wypełniania metryczki jest słuszna w sprawach o charakterze długotrwałym i niestandardowym. Natomiast w przypadku spraw realizowanych masowo i w krótkim terminie, wypełnienie kolejnego dokumentu opóźnia i utrudnia wykonanie zadania. Niestety przepisy nie pozwalają na dokonanie przez samorządy oceny ważności i przydatności metryki. Nakazują stosować ją zawsze.

Sam wzór metryki też budzi wątpliwości. Zapisy znowelizowanego k.p.a. i Ordynacji Podatkowej w sposób wątpliwy wprowadzają obowiązek wpisywania w metrykach wszystkich osób, “które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym”. Trudno zrozumieć, dlaczego ustawodawca nie posłużył się węższym i bardziej precyzyjnym określeniem: “pracownik organu, który brał udział w wydaniu decyzji”. Obecny zapis może teoretycznie obejmować także osoby niebędące pracownikami, które miałyby wpływ na treść decyzji.

Konstrukcja przepisów dotyczących metryki sprawy oparta jest na założeniu, z którym nie można się zgodzić, że osoby biorące udział w przygotowaniu projektu decyzji są anonimowe, a jedyną osobą odpowiedzialną za wydanie decyzji jest osoba, która decyzje wydaje. Tworzenie metryki administracyjnej w sprawach, gdzie dane wszystkich osób uczestniczących w postępowaniu są ujawnione na decyzji (parafa referenta sprawy i podpis osoby upoważnionej do wydania decyzji) jest czynnością pracochłonną i zbędną. Tym samym praca w administracji uległa dalszemu zbiurokratyzowaniu. Tworzy się dodatkowy rejestr czynności do akt sprawy, podczas gdy w aktach ujawnione są wszelkie czynności podejmowane w toku postępowania administracyjnego. Nie można metryki sprawy uznać za element wprowadzający istotne, nowe rozwiązanie w sprawach administracyjnych, nie można także stwierdzić, że wskutek powstania metryki poszerzyła się wiedza stron w zakresie danych objętych metryką.

 Pytania dotyczące prowadzenia metryki sprawy

 Odpowiedź MAiC na pismo UMP dotyczące metryki sprawy